
Veel ondernemers bereiken het punt dat ze het niet meer alleen kunnen of willen doen. En dat is een goed teken, want dat betekent dat je bedrijf groeit en goed loopt! Dat is HET moment om iemand te zoeken die jou kan ondersteunen en te helpen groeien. Maar hoe zorg je ervoor dat je een fijne samenwerking neerzet? Nou zo 🙌
- Wie heb je nodig? 🤷♀️
Allereerst is het goed om na te denken over wat voor soort VA je nodig hebt. Daarnaast is het fijn als jij als opdrachtgever helder hebt welke taken je wilt uitbesteden. Heb je dit nog niet helder en wil je je gedachten en taken ordenen? Boek dan een troubleshoot gesprek. Nu je weet wie je nodig hebt, kun je een gerichte zoekvraag uitzetten en kun je kennismakingsgesprekken plannen. - Gesprekken voeren
Bij een kennismaking wordt er vaak (vanuit beide kanten) gefocust op werkervaring en kennis. Hoewel dat natuurlijk ook belangrijk is, ben ik sterk van mening dat het goed is om ook andere vragen te stellen. Vragen zoals:
💬 “Hoe communiceer jij het liefst?”
💬 “Hoe zou jij opdracht X aanpakken?”
💬 “Wat verwacht je van mij als opdrachtgever?”Tijdens je kennismaking is het belangrijk goed te luisteren wat iemand zegt.
Weet deze VA waar ze goed in is en welke meerwaarde ze kan brengen? Gebruikt ze veel woorden of komt ze snel tot de kern? Praat het makkelijk weg of voelt het heel zakelijk? Als je dat hoort, dan kun je dat naast je eigen wensen leggen. Want hoe zou jij graag samen willen werken met een VA? Directe communicatie? Zakelijk of meer casual? Het één is namelijk niet beter dan het ander, het is een kwestie van voorkeur. Noteer tijdens je gesprek ook dit soort dingen. Je gevoel bij iemand is misschien wel even belangrijk als alle andere dingen. - Wat wil je dat de samenwerking oplevert? 🏆
Een samenwerking kan verschillende doelen hebben. Wil je een VA die vooral uitvoerend werk doet omdat je handen tekort hebt? Wil je een VA die meedenkt op strategisch en/of organisatorisch niveau? Wil je dat jouw bedrijf meer omzet kan maken? Wil jij jezelf vrijspelen en tijd overhouden voor andere dingen? Wil je meer focus? Communiceer dit met je VA zodat er van beide kanten duidelijk is wat er verwacht wordt.
- Een match gevonden? Maak afspraken!
Dit lijkt een open deur, maar dit is echt belangrijk. Hierin heb ik zelf ook veel moeten leren. Zo weet ik nog dat een van mijn eerste klanten mij vroeg om het “office management” te doen. Deze klant had mij voor 2 uur in de week ingezet. Na 5 uur cumulatief gewerkt te hebben kreeg het team (en ik dus ook) een mail met daarin een opmerking voor mij: “Sharon, wat heb je nodig om het Office management goed op te pakken? Want het loopt nu niet.”
😱Wat ik hiervan geleerd heb? Nou mega veel! Een van de dingen is dat de term office management niet meer zonder toelichting in mijn samenwerkingsovereenkomst mag staan haha! Want wat verwacht iemand dan precies? En krijgt de VA de tijd om te wennen aan alle nieuwe systemen? Wordt ze daarin begeleid? En door wie? Nouja, dat soort dingen dus. Wat ik zelf ook fijn vind, is om een terugkerend evaluatie gesprek af te spreken. Hoe vaak en na hoeveel tijd hangt echt af van de persoon. Maar het is echt heel goed om, zeker in het begin, vinger aan de pols te houden over hoe beiden partijen vinden dat het gaat. Want zijn er nu al dingen die schuren? Dan is er nog tijd om dat uit te spreken en dat bij te stellen. - Verwachtingsmanagement
De juiste VA is echt een aanwinst voor je bedrijf. Maar… Het zijn ook mensen. Dus stel redelijke doelen en spreek je verwachtingen uit. In het begin is het wellicht even wat meer werk om iemand in te werken en kan je het gevoel hebben dat je nu meer tijd kwijt bent dan eerst. Maar wees gerust, dat komt goed. Het is een investering, want zodra de machine loopt hou je structureel bakken met tijd over. En wat ga jij daarmee doen? Extra werken aan groei van je bedrijf? Of ga jij in de zon zitten met een boek, sporten of juist tijd besteden aan je gezin? Met de juiste VA kan dat allemaal!